Der erste automatisierte Prozess

„Der erste Prozess“ ist die abgeschlossene Einführung einer Automatisierung mit klarem Eingang, aufeinanderfolgenden Schritten und überprüfbarem Ergebnis. Den Umfang vereinbaren wir vor dem Start, nehmen ihn mit Monitoring in Betrieb und vergleichen die vereinbarten Kennzahlen. Der Zeitraum von 1–3 Wochen gilt für Prozesse, die in diese Definition passen, sowie für Systeme mit verfügbaren Integrationen.

Wann du das brauchst

• Jemand im Team überträgt jeden Tag dieselben Daten von einem System in ein anderes.
• Anfragen, Angebote oder Rechnungen wandern durch Postfächer, und jemand muss sie manuell verteilen und beschreiben.
• Es gibt einen Prozess, den alle im Unternehmen „diesen Albtraum“ nennen.
• Du möchtest sehen, wie die Zusammenarbeit mit uns funktioniert, bevor du uns ein größeres Projekt anvertraust.
• Du kannst eine verantwortliche Person für den Prozess und Beispiele eines korrekten Ergebnisses benennen.

Woran erkennt man einen guten ersten Prozess?

Der beste Kandidat kommt häufig vor, hat einen stabilen Ablauf, nutzt verfügbare Daten und endet mit einem Ergebnis, das geprüft werden kann. Beispiele:

• Formular → CRM → Zuordnung einer zuständigen Person → Benachrichtigung;
• Bestellung → Dokument → Übergabe der Daten an die Buchhaltung;
• E-Mail-Anhang → Felder auslesen → im System speichern → Ausnahmenwarteschlange;
• Daten aus mehreren Quellen → wiederkehrender Bericht → Versand an Empfänger.

Zum Start wählen wir keinen Prozess, dessen Regeln sich jede Woche ändern, der keine verantwortliche Person hat oder ohne menschliche Beteiligung eine irreversible Entscheidung verlangt.

Was du erhältst

• eine Karte des Ist- und Sollzustands mit benannten Ausnahmen;
• Integration mit den vereinbarten Systemen und Fehlerbehandlung für kritische Schritte;
• Einführung im Produktivbetrieb mit Aktivitätsprotokoll, Monitoring und Benachrichtigung;
• eine Vorher-nachher-Messung für Kennzahlen, die zuverlässig erhoben werden können;
• kurze Dokumentation, Code und die vereinbarten Zugänge bei dir;
• einen Festpreis für den abgeschlossenen Umfang: 3.000 bis 8.000 PLN für einen Prozess.

Was gehört nicht zu diesem Paket?

Mehrere unabhängige Prozesse, der Umbau eines Quellsystems, ein umfangreiches Nutzerpanel und mehrstufige Agentenautonomie benötigen eine eigene Schätzung. Wir ergänzen sie nicht mitten im Projekt als „kleine Änderung“ — zuerst schließen wir das vereinbarte Ergebnis ab.

Wie machen wir das?

Zu Beginn kartieren wir die Schritte und halten den Ausgangszustand fest. Danach bestätigen wir den API-Zugang, bauen den Ablauf und testen ihn an repräsentativen Fällen, einschließlich Fehlern. Nach der Abnahme führen wir ihn ein, starten Monitoring und übergeben die Dokumentation. Der genaue Zeitplan hängt von der Integrationsbereitschaft ab, aber Termin und Hindernisse benennen wir vor dem Start.

Wenn der Prozess Interpretation verlangt, prüfen wir, ob eine Modellebene das Ergebnis wirklich verbessert; dann kann der Umfang zu einem KI-Agenten führen. Weitere Abläufe entwickeln wir als Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Was folgt nach der ersten Einführung?

Nach einer Beobachtungsphase vergleichen wir die Kennzahlen und entscheiden: den Prozess unverändert beibehalten, einen Engpass verbessern oder den nächsten automatisieren. Wenn du nicht weißt, welcher Kandidat das größte Potenzial hat, beginne mit einem KI-Audit.

Beschreibe einen Prozess im Briefing: Was löst ihn aus, wer führt die Schritte heute aus, in welchen Systemen und woran erkennt ihr ein korrektes Ergebnis?