Wie plant man ein Website-Projekt?

Der Website-Plan entsteht vor dem Entwurf der Bildschirme

Um eine Website gut zu planen, müssen Geschäftsziel, Aufgaben der Zielgruppe, Umfang von Inhalten und Funktionen, Verantwortlichkeiten im Team, technische Einschränkungen und messbare Abnahmekriterien feststehen. Das Ergebnis sollte ein kurzes Projektbriefing und ein geordneter Backlog sein – keine Sammlung visueller Inspirationen.

Der Plan soll nicht jede Entscheidung vorwegnehmen. Er soll die teuersten Unbekannten beseitigen, bevor Wireframes und Code entstehen. So weiß das Team, was es in der ersten Version erstellt, wer Daten und Inhalte liefert und woran es erkennt, dass die Website besser funktioniert als ihre Vorgängerin.

1. Benennen Sie Problem und Geschäftsziel

„Wir brauchen eine moderne Website“ ist kein Ziel. Beginnen Sie mit einem beobachtbaren Problem: Die Zielgruppe versteht das Angebot nicht, wertvolle Anfragen gehen telefonisch statt über das Formular ein, das Team kann Inhalte nicht selbst aktualisieren oder der Shop erfordert das manuelle Übertragen von Bestellungen.

Notieren Sie anschließend die gewünschte Veränderung und wie sie gemessen wird. Beispiele für Ziele:

• mehr Anfragen, die die Vertriebskriterien erfüllen;
• kürzere Zeit, um Dokumentation oder Kontakt zu finden;
• wiederkehrende Betreuung in Self-Service überführen;
• Verkauf für eine neue Zielgruppe oder einen neuen Markt starten;
• die Veröffentlichung eines neuen Angebots von mehreren Tagen auf eine Stunde verkürzen.

Jedes Ziel braucht einen Ausgangswert. Sichern Sie Daten aus bestehender Analyse, CRM, interner Suche und Kundengesprächen. Wählen Sie keinen Kennwert nur, weil er einfach abzulesen ist. Die bloße Zahl der Seitenaufrufe zeigt nicht, ob die Website die richtigen Unternehmen anzieht und ihnen bei einer Entscheidung hilft.

2. Beschreiben Sie die Zielgruppe und ihre wichtigsten Aufgaben

Es ist nicht nötig, eine fiktive Persona mit Namen, Auto und Lieblingskaffee zu erfinden. Benötigt werden Informationen, die den Entwurf beeinflussen: Situation der Zielgruppe, Wissen, Einschränkungen, Auswahlkriterien und die Aufgabe, die sie erledigen möchte.

Notieren Sie für jeden wichtigen Nutzertyp:

• woher er auf die Website kommt und was er bereits weiß;
• mit welchen Worten er sein Problem beschreibt;
• welche Information er vor einer Handlung braucht;
• was Risiko oder Misstrauen auslöst;
• welches Gerät und welche Nutzungssituation typisch sind;
• was nach dem Besuch geschehen sollte.

Quellen sind Verkaufsgespräche, Supportanfragen, Suchbegriffe, Usability-Studien und Verhalten auf der bestehenden Website. Trennen Sie Kundenbedürfnisse von Wünschen interner Stakeholder. Ein neuer Abschnitt über die Unternehmensstruktur kann für die Geschäftsführung wichtig sein, hilft der Zielgruppe aber nicht unbedingt bei der Auswahl einer Leistung.

3. Inventarisieren Sie die bestehende Website

Beginnen Sie bei einem Relaunch nicht mit einem leeren Blatt. Sammeln Sie URLs, Traffic, Suchanfragen, externe Links, Inhalte, Dateien, Formulare, Integrationen und die vom Team verwendeten Elemente. Markieren Sie, was erhalten, verbessert, zusammengeführt oder entfernt werden soll.

Die Inventarisierung schützt vor dem Verlust wertvoller Materialien und organischen Traffics. Sie deckt auch technischen Ballast auf: mehrere Versionen desselben Logos, einen unbekannten Domaininhaber, ein Formular, das Daten an ein inaktives Postfach sendet, oder eine Integration, die niemand testen kann.

Ordnen Sie vor der Übergabe von Zugängen die Kontoinhaberschaft. Domain, Hosting, Analyse, Repository, Content-System und Lizenzen sollten dem Unternehmen gehören; Auftragnehmer erhalten individuelle, entziehbare Berechtigungen. Schreiben Sie Passwörter nicht in ein Briefing oder eine gemeinsam genutzte Tabelle.

4. Legen Sie Umfang und Prioritäten der ersten Version fest

Teilen Sie Anforderungen in Nutzeraufgaben, Funktionen und Inhalte. „CRM-Integration“ ist zu weit gefasst: Es muss klar sein, welche Daten in welche Richtung fließen, wann, wer einen Fehler behandelt und was ohne Verbindung geschieht.

Eine einfache Klassifikation hilft:

Priorität	Bedeutung	Prüffrage
Unverzichtbar	Ohne dies erfüllt die Website weder Hauptziel noch Anforderung.	Kann der Auftritt ohne dieses Element sicher starten?
Wichtig	Verbessert das Ergebnis deutlich, hat in der ersten Version aber einen Workaround.	Was kostet es, die Sache um eine Phase zu verschieben?
Später	Idee, die nach Datensammlung geprüft wird.	Welches Signal rechtfertigt die Investition?
Außerhalb des Umfangs	Gehört bewusst nicht zum Projekt.	Wer darf die Entscheidung wann erneut öffnen?

Punkte außerhalb des Umfangs zu notieren, ist genauso wichtig wie die Funktionsliste. Es schützt den Zeitplan vor „kleinen Ergänzungen“, die zusammen zu einem neuen Projekt werden.

5. Ordnen Sie Rollen und Entscheidungsrechte zu

Auch ein kleines Projekt braucht auf Unternehmensseite eine Person, die für das Ergebnis verantwortlich ist. Sie sammelt Informationen, entscheidet bei widersprüchlichem Feedback und gibt die einzelnen Etappen frei. Sie muss nicht die gesamte Arbeit erledigen, darf aber kein Komitee ohne Verantwortliche sein.

In einem Projekt gibt es meist folgende Verantwortlichkeiten:

• Business Owner – Ziel, Budget und Entscheidungen zum Umfang;
• Projektleitung – Zeitplan, Abhängigkeiten und Informationsfluss;
• Fachexpertise und Redaktion – Fakten, Inhalte und sprachliche Konsistenz;
• UX/UI – Informationsarchitektur, Wege und visuelles System;
• Entwicklung – Technologie, Integrationen, Leistung und Einführung;
• SEO/Analyse – Sichtbarkeit, URL-Migration und Messplan;
• QA – Testszenarien, Barrierefreiheit und Abnahmekriterien;
• Betrieb – Monitoring, Updates, Backups und Reaktion auf Störungen.

Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen, aber eine Entscheidung sollte nicht mehrere gleichrangige Verantwortliche haben. Legen Sie auch Feedback-Fristen und die Art der Entscheidungsfindung fest. Gebündeltes Feedback ist schneller als getrennte, widersprüchliche Kommentare aus jeder Abteilung.

6. Entwerfen Sie Architektur und Inhalte gemeinsam

Die Sitemap entsteht aus den Fragen der Zielgruppe und dem Angebotsmodell, nicht aus einem internen Organigramm. Skizzieren Sie zuerst die wichtigsten Wege: Woher kommt eine Person, wie erkennt sie die passende Leistung, was benötigt sie für den Vergleich und welchen Schritt führt sie aus?

Bestimmen Sie für jede geplante URL:

• die Hauptzielgruppe und ihre Absicht;
• eine Aufgabe, die die Seite erledigen soll;
• die Kernbotschaft und erforderliche Belege;
• den Content-Verantwortlichen und Liefertermin;
• den nächsten logischen Link oder die nächste Handlung;
• die Art der Bewertung nach Veröffentlichung.

Schreiben Sie Arbeitsinhalte vor der Ausarbeitung der Wireframes. Echte Namen, Zahlen, Tabellen und Einschränkungen decken Probleme auf, die Platzhaltertext nicht zeigt. Das Design sollte eine kürzere und längere Variante flexibel unterstützen; die Redaktion sollte die Hierarchie bewahren, statt die Bedeutung an einen zufälligen Platz anzupassen.

7. Stimmen Sie visuellen Kurs und Barrierefreiheit ab

Sammeln Sie aktuelles Logo, Schriftarten, Farbpalette, Bilder, Lizenzen und Markenregeln. Falls das Unternehmen kein System hat, definieren Sie minimale Rollen für Typografie, Farben, Icons und Bilder. Ein Moodboard kann helfen, die Richtung zu benennen, ersetzt aber keinen Entwurf auf echten Inhalten.

Nehmen Sie Anforderungen an Barrierefreiheit ins Briefing auf, nicht erst in die abschließende Korrekturliste. Bestimmen Sie angestrebtes Konformitätsniveau, Tastaturbedienung, Überschriftenstruktur, Kontrast, Fehlermeldungen, Medienalternativen und Verhalten bei Vergrößerung. Aktueller W3C-Standard ist WCAG 2.2; den rechtlichen Umfang für die konkrete Organisation sollte eine Fachperson klären.

8. Beschreiben Sie Technologie über Anforderungen

Wählen Sie ein System nicht nur, weil das Team den Namen eines Werkzeugs kennt. Technologie muss zu Veröffentlichungshäufigkeit, Berechtigungen, Integrationen, Leistungsanforderungen, Betriebskompetenz und geplanter Weiterentwicklung passen.

Halten Sie im Briefing unter anderem fest:

• wer Inhalte wie oft bearbeiten wird;
• welche Rollen und welche Freigabe von Veröffentlichungen nötig sind;
• mit welchen Systemen die Website Daten austauscht;
• welche Anforderungen an Regionen und Sprachen bestehen;
• wie Backup, Wiederherstellung und Notfallplan aussehen;
• wer Sicherheit, Fehler und Verfügbarkeit des Dienstes überwacht;
• wie Daten exportiert und der Dienstleister gewechselt werden kann.

Bewerten Sie Hosting im Kontext der gewählten Architektur und Last. Wichtiger als eine Marketingzahl in „Gigabyte“ sind Stabilität, Datenregion, Skalierbarkeit, Monitoring, Support und ein erprobter Wiederherstellungsprozess.

9. Bauen Sie einen Zeitplan aus Abhängigkeiten, nicht aus Wunschdenken

Teilen Sie den Launchtermin in Entscheidungen, Inhalte, Design, Einführung, Integrationen, Migration, Tests und Korrekturen auf. Benennen Sie Abhängigkeiten: Einen Rechner kann man nicht ohne Geschäftsregeln freigeben und den Versand nicht ohne konfigurierte Domain und Mailbox testen.

Das Budget sollte nicht nur die Erstellung der Website abdecken. Berücksichtigen Sie Recherche, Redaktion, Fotos, Lizenzen, Datenmigration, Integrationen, Hosting, Werkzeuge, Tests, Schulung und die ersten Monate Betrieb. Legen Sie eine Reserve für benannte Risiken an, die noch nicht genau kalkuliert werden können.

Statt das gesamte Projekt erst am Ende freizugeben, vereinbaren Sie Kontrollpunkte: Briefing, Architektur, visueller Kurs, zentraler Prototyp, Testversion und Veröffentlichungsbereitschaft. Jede Etappe sollte eine freigebende Person und eine abgeschlossene Kriterienliste haben.

10. Notieren Sie Abnahmekriterien und Launchplan

„Die Website funktioniert“ ist kein ausreichendes Kriterium. Bereiten Sie für wichtige Funktionen Szenarien vor: Eine Person sendet ein korrektes Formular, erhält eine Bestätigung, der Datensatz erreicht das richtige System, und das Team kann einen Fehler behandeln. Prüfen Sie unterschiedliche Geräte, Tastatur, langsame Verbindung, leere Daten und extrem lange Inhalte.

Der Launchplan sollte den Inhaber von Domain und DNS, eine Sicherung der bestehenden Version, eine Redirect-Karte, Analysekonfiguration, Monitoring, am Veröffentlichungstag verfügbare Personen und Bedingungen zum Zurückziehen der Änderung enthalten. Bei einer Migration sollten wertvolle URLs erhalten oder auf die nächstliegenden Entsprechungen umgeleitet werden; leiten Sie nicht alles auf die Startseite.

Die Veröffentlichung beendet das Projekt nicht. Legen Sie einen Stabilisierungszeitraum, den Meldeweg für Fehler, die Verantwortung für Content-Aktualisierungen und die erste Ergebnisüberprüfung fest. Manche Hypothesen lassen sich erst bei realem Traffic verifizieren.

Was sollte ein Website-Briefing enthalten?

Prüfen Sie vor dem Senden einer Anfrage an einen Dienstleister, ob das Dokument Folgendes enthält:

1. Problem, Ziel, Kennzahl und Ausgangswert;
2. Zielgruppen und wichtigste Aufgaben;
3. Umfang der ersten Version und bewusst ausgeschlossene Dinge;
4. Content-Karte, Funktionen, Daten und Integrationen;
5. vorhandene Markenmaterialien und Barrierefreiheitsanforderungen;
6. Rollen, Entscheidungsverantwortliche und Art der Feedback-Sammlung;
7. technische, rechtliche und organisatorische Einschränkungen;
8. Budget, erwarteten Termin und kritische Abhängigkeiten;
9. Kriterien für Abnahme, Migration und Startbereitschaft;
10. Betriebsmodell nach der Veröffentlichung.

Ein guter Dienstleister wird weiterhin Fragen stellen. Der Unterschied ist, dass das Gespräch mit Ziel und Risiko beginnt, nicht mit dem Raten der Zahl von Unterseiten. Wenn Sie diese Phase gemeinsam mit einem Projektteam durchlaufen möchten, sehen Sie sich unser Design und Planung eines digitalen Produkts an. Die nächsten Entscheidungen beschreibt der Ratgeber Wie man eine Website Schritt für Schritt erstellt.