KI-Audit - Prozesse für die Automatisierung finden

Ein KI-Audit beginnt nicht mit der Frage nach dem Modell oder Tool, sondern mit der Arbeit, die im Unternehmen tatsächlich wiederholt wird. Ziel ist eine priorisierte, begründete Reihenfolge: Was testen wir zuerst, was braucht ein eigenes Projekt und was lassen wir bewusst liegen?

Schritt 1. Eine Woche erfassen, nicht eine Stunde reden

Bitte die Personen, die die Arbeit ausführen, eine typische Woche zu dokumentieren: Auslöser, Eingabe, Entscheidung, Ergebnis, Ausnahmen und ungefährer Zeitbedarf. Ein Gespräch aus dem Gedächtnis glättet Wartezeiten und Sonderfälle; eine kurze Beobachtungsphase zeigt sie. Nicht jede Tätigkeit muss minutengenau erfasst werden, aber die Größenordnung muss nachvollziehbar sein.

Schritt 2. Aus Tätigkeiten Prozesse machen

„E-Mails beantworten“ ist kein Prozess. Ein Prozess hat einen Auslöser, definierte Eingaben, wiederkehrende Schritte, eine Entscheidung, ein Ergebnis und einen Verantwortlichen. Gruppiere einzelne Handgriffe entlang dieses Ablaufs. Erst dann lässt sich erkennen, welche Teile regelbasiert sind, wo Wissen gesucht wird und wo ein Mensch urteilen muss.

Schritt 3. Den heutigen Aufwand berechnen

Schätze Häufigkeit, Bearbeitungszeit, Fehlerfolgen, Wartezeit und betroffene Personen. Das ergibt keine perfekte Finanzrechnung, verhindert aber, dass ein sichtbarer, aber selten auftretender Ärger vor einem oft wiederholten Prozess landet. Berücksichtige auch Kosten durch verzögerte Antworten, doppelte Dateneingabe und fehlende Nachverfolgung.

Schritt 4. Den Umsetzungsaufwand bewerten

Frage nach Datenqualität, Systemzugängen, Ausnahmen, Berechtigungen, Compliance und dem Anteil echter Entscheidung. Ein kurzer, sauberer Prozess mit zugänglichen Daten eignet sich eher für einen Piloten als ein zentraler, aber chaotischer Ablauf. KI ist keine Abkürzung um fehlende Regeln oder unklare Zuständigkeiten herum.

Schritt 5. Eine Reihenfolge statt einer Wunschliste festlegen

Ordne Kandidaten nach möglicher Wirkung und Implementierungsaufwand. Starte mit einem überschaubaren Test, definiere ein Messsignal und eine Stoppbedingung. Danach folgt der nächste Kandidat – nicht der größte auf dem Whiteboard.

Wonach du suchen solltest

Typische Kandidaten sind wiederholte Erfassung und Übertragung von Daten, Klassifikation eingehender Anliegen, Suche in Dokumenten, standardisierte Entwürfe, Statuskommunikation und Abgleich zwischen Systemen. Gute Kandidaten haben klare Grenzen, genügend Volumen und einen Nutzen, der nach dem Test messbar ist.

Wann das Audit zeigt, dass es sich nicht lohnt

Das ist ein gutes Ergebnis. Nicht starten solltest du bei seltenen, ständig wechselnden oder hochriskanten Entscheidungen ohne geeignete Kontrolle. Ebenso wenig, wenn die Quelle unzuverlässig ist oder das eigentliche Problem fehlende Prozessverantwortung lautet.

Was aus einem Audit hervorgehen sollte

Eine Prozesskarte, eine Liste von Hypothesen mit Wirkung, Aufwand und Risiko, eine Pilotempfehlung, Anforderungen an Daten und Zugriffe sowie Mess- und Abbruchkriterien. Damit wird aus „Wir brauchen KI“ ein beschreibbarer nächster Schritt.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit braucht ein Audit auf unserer Seite?

Vor allem kurze Gespräche mit den Personen, die den Prozess kennen, sowie Zugriff auf Beispiele. Je klarer Material und Verantwortlichkeiten sind, desto schneller entsteht ein belastbares Bild.

Müssen Prozesse vorher schon geordnet sein?

Nein. Das Audit macht Unordnung sichtbar. Für die Umsetzung muss aber feststehen, welche Regel und welcher Verantwortliche gelten sollen.

Ergibt ein Audit auch in einem kleinen Unternehmen Sinn?

Ja, wenn wiederkehrende Arbeit Zeit bindet. Die Methode hilft gerade kleinen Teams, nicht an einem auffälligen, aber wirkungsarmen Thema zu starten.